Los objetivos de automatizar los procesos comerciales de la empresa

Comenzamos este artículo enumerando algunos de los objetivos por los que se automatiza los procesos comerciales  de una empresa. Existen miles de razones por las que una empresa decide implementar la automatización en sus gestiones. Citamos algunas de ellas.

  • Realización de informes instantáneos sobre el estado de la empresa por cualquier período de tiempo.
  • Preparación de documentación para socios, proveedores, contratistas y autoridades reguladoras.
  • Contabilidad efectiva de tareas, control de procesos en curso.
  • Reducir los costes y optimizar el tiempo del personal, liberarlos de las tareas de rutina y redirigir los esfuerzos hacia un trabajo más productivo.
  • Eliminación casi completa de la probabilidad de error debido al «factor humano» en la preparación de informes, estadísticas y análisis de la información recopilada.
  • Almacenamiento más seguro de datos confidenciales.

Generalmente, la introducción de la automatización integrada de los procesos comerciales permite a las empresas utilizar los recursos de los que disponen de la forma más eficiente posible.

Para cualquier empresa, las ventajas de implementar las herramientas de administración de tareas son varias:

  • Aumento significativo en la velocidad de resolución de tareas, especialmente las de repetición.
  • Aumento de la transparencia empresarial y la flexibilidad en su gestión.
  • Las acciones del personal se vuelven más coherentes y coordinadas, las funciones duplicadas se eliminan casi por completo, las esferas de influencia se distribuyen, la competencia se vuelve saludable y razonable.
  • Posibilidad de controlar y procesar grandes cantidades de información a la vez.
  • El trabajo manual pasa a un segundo plano, y por tanto, la probabilidad de errores se reduce. Al mismo tiempo, se resuelven varios problemas de trabajo.
  • Se reduce la velocidad del análisis de datos para resolver ciertos problemas, ya que las decisiones se pueden tomar por analogía.

Algunos ejemplos de herramientas de automatización

Básicamente, las organizaciones comienzan a optimizar simplificando las tareas de producción más complejas y laboriosas. En primer lugar, estos incluyen contabilidad, gestión de documentos, preparación de varios informes.

Los sistemas ERP a menudo se utilizan como tecnologías para automatizar los procesos comerciales dentro de una empresa. El nombre significa Planificación de Recursos Empresariales: gestión de recursos empresariales. Los sistemas se utilizan para reducir el funcionamiento de todos los departamentos y resolver problemas en un solo algoritmo.

Todos los empleados obtienen acceso a la base de datos, lo que simplifica el intercambio de información, la configuración de tareas. Una señal para la introducción de dicho sistema es la desincronización en el trabajo dentro de un departamento o entre departamentos. La resolución de problemas se ralentiza, el proceso puede salir mal y la gerencia o los empleados pierden el hilo para resolver el problema.

Para automatizar el trabajo externo, los sistemas CRM o la gestión de la relación con el cliente, se ha desarrollado la gestión de acuerdos El sistema es necesario para unir todas las transacciones con información detallada sobre ellas: información de contacto del cliente, descripción de la transacción, etc. En dicha base de datos, se puede realizar una transacción desde la aplicación hasta la firma del contrato, mientras que contenga información sobre los correos.

Para expandir la automatización, se pueden utilizar aplicaciones comerciales especializadas que se sincronizan fácilmente con ERP, CRM y cualquier otro sistema interno y externo. Dichas aplicaciones permiten automatizar todo el proceso comercial en su conjunto, por ejemplo, el procesamiento de informes anticipados o el proceso de viaje de negocios, desde la institución de la aplicación hasta el reembolso de los gastos al empleado.

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